Nhiều công ty nước ngoài đã nhận định rằng Việt nam đang có nhiều điều kiện để phát triển ngành IT như người lao động có trình độ cao… Vì thế mà lượng khách hàng thuê văn phòng làm IT ngày càng nhiều. Vậy việc thuê một văn phòng IT cần lưu ý những điều gì?

1. Diện tích văn phòng:

Với thị trường hiện nay, việc thuê văn phòng hoạt động ngành IT cũng khá khó khăn, bởi thời điểm ban đầu chỉ cần quy mô vừa và nhỏ, bên cạnh đó tốc độ tăng trưởng cũng nhanh và nhân sự biến đổi liên tục. 

Do đó để tìm được một văn phòng có diện tích theo mong muốn không phải dễ. Bởi vì nếu diện tích thuê lớn hơn nhu cầu sẽ làm tiêu hao ngân phí, không đem lại hiệu quả kinh doanh, tốt nhất là nên thuê một văn phòng với diện tích vừa phải. Sau đây là một số lựa chọn diện tích văn phòng khá hợp lý mà bạn có thể tham khảo:

• Mức trung bình: trung bình từ 5 đến 6 m2 cho mỗi người, đây là mức tiêu chuẩn mà nhiều văn phòng tại Việt Nam cũng áp dụng.
• Mức tiết kiệm: khoảng từ 3 đến 4m2 cho một người.
• Mức tiêu chuẩn: khoảng từ 7 đến 10m2/người là thoải mái cho một nhân viên làm việc tốt nhất có thể.

Theo đó, vấn đề ước lượng diện tích thuê sao cho phù hợp với quy mô tăng trưởng và ngân sách của doanh nghiệp là điều rất quan trọng.

2. Lựa chọn tòa nhà:

Lưu ý vấn đề làm thêm ngoài giờ

Thời gian làm việc của mỗi công ty sẽ khác nhau, thông thường bắt đầu từ 8h và kết thúc lúc 18h, tuy nhiên việc một công ty IT chắc chắn sẽ có những trường hợp làm việc thêm giờ, rời khỏi văn phòng lúc 21h hay 23h là một chuyện bình thường. Có nhiều tòa nhà cho thuê sẽ quy định có cho phép làm thêm ngoài giờ hay không, hoặc nếu có sẽ có mức phí tính riêng mà bạn cần xem xét kỹ lưỡng.

Một số tòa nhà sẽ có cách tính phí giờ làm thêm theo 2 cách thường thấy sau:

• Tính theo giờ: tòa nhà sẽ quy định bao nhiêu tiền là tương ứng với một giờ làm thêm, bất kể diện tích của văn phòng.
• Tính theo diện tích cho thuê theo công thức:  Diện tích văn phòng x Số tiền/m2/giờ.

Trong quá trình lựa chọn và so sánh các tòa nhà văn phòng, bạn nên LƯU Ý đến các điều khoản làm thêm giờ và ưu tiên lựa chọn các tòa nhà có chính sách thời gian linh hoạt để thuận tiện nhất cho công việc.

Lưu ý đến thời hạn thuê văn phòng trong hợp đồng

Trước khi đi đến quyết định ký kết hợp đồng, người thuê cần xem xét cẩn thận các điều khoản được quy định trong đó, đặc biệt là thời hạn thuê văn phòng, nhằm tránh các khoản chi phí phải trả không đáng khi bạn có mong muốn chuyển sang một vị trí mới đẹp hơn và phù hợp hơn trong tương lai.

Thông thường các tòa nhà để mức hợp đồng thuê từ 3 đến 5 năm. Đây cũng là khoảng thời gian để trừ khấu hao cho các khoản đầu tư: thiết kế, thi công và trang trí văn phòng. Tuy nhiên bạn nên cố gắng đàm phán được thời gian thuê ngắn để đỡ bị ảnh hưởng khi công ty cần chuyển đến không gian văn phòng mới lớn hơn.

3. Tầm quan trọng của một văn phòng đẹp

“Con người” là tài sản lớn nhất của các công ty công nghệ. Bài toán thường trực của lãnh đạo và bộ phận nhân sự luôn là: Thu hút và giữ chân các nhân tài ngành công nghệ khi họ luôn có quá nhiều lựa chọn.

Ngoài mức lương, tính chất và áp lực công việc, khả năng thăng tiến còn có những yếu tố ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên khác, đó là không gian văn phòng và địa điểm làm việc. Bởi lẽ nhân viên giỏi nào mà chẳng muốn được làm trong một không gian rộng rãi, thoải mái, đẹp mắt nhất, vừa xứng đáng với tài năng, vừa tăng khả năng sáng tạo và hiệu trong công việc của họ.